I det här inlägget sammanfattar jag hur jag gör när jag faciliterar lärprocesser på distans. Det är verkligen inget facit men det är mitt sätt. Förhoppningsvis kan inlägget hjälpa dig som kanske står inför din första distansfacilitering kring hur du skall tänka och göra.
Hur skapar man effektiva lärprocesser på distans?
Känslan att ta emot ett trettiotal nya människor i en digital miljö är alltid nervös, speciellt första gången man träffas. Det spelar ingen roll hur mycket jag har förberett mig, nervositeten finns där, jag vill ju att alla skall älska upplägget.
Jag är dock lärt mig att uppskatta och att använda nervositeten. Den visar för mig att jag bryr mig om mitt uppdrag och jag har lärt mig att använda den till något positivt. Det är ju givetvis inte bara jag som är nervös. Deltagarna kommer in i ett helt nytt kontext med massa nya verktyg som jag förväntar mig att de skall använda sig av på en gång. Miro är nytt, zoom kan vara nytt, upplägget med att titta på filmer innan är nytt.
Onboarding som förutsättning
Alltid innan jag gör en lärsession på distans ser jag alltid till att det finns en onboardingprocess. Alla måste förstå förutsättningar och förväntningarna inför dagen. De måste förstå att de behöver se allt teoretiskt material innan och att miro kommer vara ett viktigt verktyg under själva sessionen. Jag skapar därför alltid en övningsbräda till deltagarna innan där de får leka, testa, misslyckas, rita, kladda, ja vad de vill. Jag brukar även ställa några frågor kring filmerna eller deras förväntningar på dagen.
Det härliga med att göra onboardingen med en övningsbräda i miro är att jag redan innan fått höra små berättelser, frågor och upplevelser av upplägget så här långt. Det beror givetvis på hur jag valt att utforma övningsfrågorna men det brukar skapa lugn hos både mig och deltagarna när vi väl drar igång.
De första minuterna är obeskrivligt viktiga
Jag jobbar alltid otroligt mycket och medvetet med det första bemötandet. Se människor när de kommer in i mötet. Be dem att slå på kameran. Starta en konversation om något. Berätta något om din morgon, dag eller något du upplevde igår. Gärna något personligt. Fråga hur deras morgon har varit. Låt samtalet flyta och ställ följdfrågor. Det lugnar alltid. De första tekniska problemen kommer ofta fort. Bemöt dem alltid med lugn och bekräfta känslan av att det är svårt och att det kanske inte fungerar just nu men att vi skall lösa det tillsammans. Låt de dela skärm och visa vad de ser och guida dem till rätt väg. Ganska ofta börjar alla att hjälpa varandra. De berättar hur de gjorde och plötsligt har lärandet börjat. Kanske inte om ämnet men om hur vi lär oss av varandra och det är ju det resten av sessionen går ut på så bekräfta och förstärk det beteendet. ”Tack för att du visade hur du gjorde”.
Våga även visa att du själv inte alltid vet utan att du som facilitator behöver hjälp från andra också.
Jag vet ju av erfarenhet att teknikstrulet kommer lägga sig så fort vi börjar leka och göra så därför försöker jag dra plåstret så fort det går. Ut med dem i miro med en incheckningsfråga. Låt dem skapa sina första post-its, guida dem som inte lyckas genom att lugnt berätta hur man gör och att återigen bekräfta att det ok att man inte hittar på en gång.
När det väl är gjort är vi där. Samskapandet och det gemensamma lärandet. MAGI!
Sen är det bara att dra igång.
Fyra Cn
När jag designar en lärandesession bygger jag ofta upp det ifrån fyra Cn från konceptet Training from the back of the room.
- Connection
- Concepts
- Concrete practice
- Conclusions
Connection
Visa tidigt, jag gör det gärna redan i incheckningen hur ämnet är relevant för deltagarna. Ställ en fråga om filmerna och hur de reflekterade kring sina upplevelser i relation till dem.
Concept
Presentera alltid kort vilket område ni skall arbeta runt. Man hinner aldrig med allt utan jag har ju valt ut några modeller, övningar vi skall göra tillsammans. Presentera detta kort, det handlar inte om att du skall dra all teori igen det har deltagarna redan fått ta till sig innan. (Har de inte gjort det så lär de sig till nästa gång att de måste se filmerna för att sessionen skall bli bra för dem).
Concrete practice
Jag brukar hinna med två övningar på ett tre timmars pass. Vilka jag väljer och hur jag designar dem beror av kundens kontext, deras vana med upplägget och komplexiteten av ämnet vi skall behandla. Se alltid till att koppla övningarna det till deras vardag.
Jag jobbar vanligtvis i break-out rooms. Där är det lättare för deltagarna att prata då det alltid känns tryggare med färre personer. Be dem att alltid ha kameran på i rummen. Jag ser visserligen gärna att kameran är på jämt men åtminstone när de är i breakout rooms.
Be dem alltid att börja övningarna tyst och att de individuellt börja skriva egna post-its och sedan börja jobba gemensamt. Det skapar förutsättningar för fler att höras när alla har fått lägga upp sina tankar självständigt först. Gör övningarna i miro så tydliga som möjligt så att du har guidat dem i tanken så att diskussionen kan bli så strukturerad som möjligt. Det gör det dessutom lättare för dig som facilitator att följa i miroboarden var dem är och hur det går. Fastnar dem så kan man alltid hoppa in och hjälpa.
Conclusions
Efter varje övning försöker jag be deltagarna att sammanfatta det som dem pratat om. Antingen ett rum i taget eller via en sammanfattningsbräda dit de får ta med sina reflektioner. Diskutera lärandet av övningen och låt dem dela sina erfarenheter i storgrupp. Det bygger modet i gruppen och tryggheten med varandra ökar. Bejaka, ställ följdfrågor, snälltolka alltid, oavsett och vrid på saker som kan kännas lite off så att dem kommer in i kontexten.
Jag avslutar alltid mina sessioner med att vi gör en övning där vi ges möjlighet att ge kudos till varandra, ge ett betyg på dagen samt vad dem tar med sig därifrån. Avslutningsvis ber jag alltid om feedback på hur vi kunde gjort dagen ännu bättre och vad dem uppskattade med upplägget. Det skapar alltid ett enormt lärande för mig.
Frågor och svar?
Vilka specifika utmaningar möter faciliterare när de engagerar deltagare som är motståndare till att använda nya digitala verktyg och hur kan dessa övervinnas?
Motståndet kommer ofta ifrån en rädsla att göra fel, eller att inte kunna. Att bemöta denna känsla med att det är ok att känna så men att vi nu tillsammans ”leker” och ”testar” de här verktygen brukar skapa större vilja. Att låta användare tex kluddra sönder en miroboard helt vilt är ett sätt att avdramatisera själva verktygen men tålamod och bekräftelse av känslan har jag upplevt hjälper mycket.
Finns det några specifika mätvärden eller feedbackmekanismer som rekommenderas för att mäta effektiviteten av distansfacilitering jämfört med traditionella metoder?
Då det är så enkelt att utvärdera digital så gör jag det alltid i samband med själva sessionen. Jag avslutar alltid alla sessioner med en utvärdering av upplevelsen. Vad gjorde VI bra, vad kunde VI ha gjort bättre. Inkludera deltagarna i upplevelsen för det handlar inte bara om dig som facilitator utan även hur vi bemöter varandra och ser, hör och lär av varandra.
Hur kan en faciliterare balansera dynamiken mellan deltagare som är tekniskt kunniga och de som inte är lika bekväma med digitala verktyg under en distanssession?
Uppmuntra kunskapsutbyte och att vi lär av varandra. Använde kraften i gruppen till att förklara för varandra hur vi gjorde. Ge människor tid. Det är inte alla som på 10 minuter förstår alla verktyg. Inspirera till gemensamt upptäckande och öka utmaningarna långsamt över tid med målbilden att alla skall känna sig bekväma i miljön.
Sammanfattning
För att sammanfatta detta inlägg i några korta punkter.
- Glöm inte att on-boarda deltagarna kring förväntningarna och verktygen
- Ta hand om människorna i mötet de första minuterna. Det är otryggt och lite läskigt med ny teknik. Använd denna känslan till din fördel.
- Designa din upplevelse efter de fyra C’na, connection, concepts, concrete practice och conclusions.
Men det kanske viktigaste tipset. VÅGA GÖRA. Om det går fel så gör det inte så mycket, människor kommer att uppskatta din vilja att utveckla och att du vågar. Be om hjälp, involvera deltagarna i processen så kommer det bli fantastiskt.
Lycka till!!
