En ny era av flexibilitet kräver nya förmågor
Diskussionerna kring arbetsplatser och de framtida kontorens utformning verkar vara väldigt hett just nu. Men jag landar i känslan att fokuset är lite felställt. Inte för att förringa betydelsen av en välfungerande fysisk arbetsmiljö i våra kontor, men har vi inte byggt kontor i hundratals år? Det känns som att vi söker svar där vi känner oss mer trygga snarare än att utforska där det verkligen behövs.
Det är uppenbart att flexibilitet är det nya svarta inom arbetslivet. Folk strävar efter att jobba hemifrån i genomsnitt 2,5 dagar i veckan, vilket tyder på en önskan om en mer anpassningsbar arbetsvecka. Men trots denna tydliga förskjutning mot flexibelt arbete, fortsätter vi att älta frågor kring hur våra kontor ska se ut. Varför är det så?
Kanske är det dags att vända på perspektivet. Istället för att fokusera på den fysiska arbetsplatsens utformning, bör vi kanske ägna mer tid åt att utforska och förbättra de förhållanden under vilka vi arbetar när vi inte är på kontoret. Med andra ord, hur kan vi skapa de bästa möjliga förutsättningarna för distansarbete?
Vi har en kompetensutmaning
Utmaningen ligger i att utforma effektiva former, verktyg, rutiner och arbetssätt som stödjer flexibiliteten och autonomi som så många eftersträvar. Detta innebär att vi måste hitta sätt att upprätthålla kreativitet, innovation och samarbete utanför den traditionella kontorsmiljön. Hur skapar vi ett virtuellt rum för kreativitet och relationsbyggande? Hur säkerställer vi att distansarbete inte bara är möjligt, utan också produktivt och tillfredsställande?
För att åstadkomma detta, måste organisationer tänka om och anamma digitala verktyg och plattformar som underlättar smidig kommunikation och samarbete. Men det handlar inte bara om att implementera de rätta tekniska lösningarna, utan också om att skapa en kultur där flexibilitet och distansarbete inte bara tolereras, utan uppmuntras och värdesätts. Det handlar också om kompetens och förmåga att agera i de digitala rummen. Hur leder vi bra digitala möten? Hur skapar vi psykologisk trygghet digitalt? Hur hanterar vi hybridsituationer? Hur leder vi på distans? Det här handlar inte om att det går eller inte går utan det handlar om en förmåga, en kompetens och en erfarenhet.
Jag hörde en berättelse i en podd om när telefonen kom (22:16 in i podden) och hur man kände inför det nya mediet och vad som sades kring det. ”Sanningen” kring telefonsamtalet då var att vi aldrig kommer kunna ha meningsfulla samtal via telefon för vi ser inte varandra. Vi kommer bara kunna hålla väldigt faktiska och praktiska konversationer. Det intressanta då var att det var sant för man visste inte hur man skulle använda det nya mediet. Att det inte är sant idag är ganska tydligt, vi har timslånga samtal om allt möjligt. Så det handlar väldigt mycket om en förmåga och en kompetens om hur vi för våra konversationer. Precis det samma gäller för det digitala samarbetet idag. Vi behöver bygga en kompetens och en förmåga.
Vad säger forskningen egentligen?
Jag är inte forskare. Jag har däremot jobbat på distans i princip uteslutande de senaste 5 åren vilket har skapat en ganska stor empirisk bas att stå på. Jag har testat, ändrat, lärt, frågat, gjort om, testat igen, misslyckats och lyckats. Idag känner jag mig trygg i miljön men jag vet samtidigt att jag bara har börjat.
Distansarbete är nytt, vi har inte haft tid att forska så länge i området. Vi kan läsa av attityder, åsikter och strömningar men dessa baseras på hur vi gör saker idag. Vi måste reflektera över den korta tidsperioden distansarbetet har varit på plats och inse att svaren präglas av hur vi faktiskt gör saker idag, i ett format som är nytt på oss (tänk på telefonexemplet ovan.) Vi behöver alltså ställa oss frågan vad svarar forskningen på för fråga?
Är det dags för körkort?
Förändringen mot en mer flexibel arbetsmiljö är inte bara en fråga om fysiskt utrymme, utan snarare en fråga om erfarenhet men också väldigt mycket om kompetens. Vi står inför en paradigmförskjutning där framgången inte enbart mäts i närvarotimmar vid skrivbordet, utan i uppnådda resultat och kvaliteten på vårt arbete – oavsett var detta arbete utförs.
Hur kan vi skapa en arbetsmiljö som speglar den flexibilitet och frihet den moderna arbetskraften efterfrågar? Det är dags att vi ställer oss frågan: Hur kan vi bäst underlätta och stödja effektivt arbete, oberoende av fysisk plats? Den frågan är inte bara relevant, den är avgörande för framtiden för arbete.
Är det dags för körkort för distansarbete?
Frågor och svar?
Vilka specifika kompetenser och färdigheter bör ingå i ett ”körkort för distansarbete”, och hur skulle en sådan utbildning kunna struktureras?
Vi behöver reflektera kring skillnaderna i kontexten och hur vi behöver göra annorlunda baserat på hur miljön ser ut. Våra mänskliga behov är samma men hur vi behöver bete oss för att möta dessa är olika. Exempel på områden vi behöver lära och öva på:
- Kompetens och förmåga att leda möten på distans
- Kompetens och förmåga att leda hybrida möten
- Kompetens och förmåga att facilitera på distans
- Kompetens och förmåga att leda på distans
- Kompetens och förmåga att kommunicera på distans (synkront asynkront)
- Kompetens och förmåga att bygga trygghet på distans
- Kompetens och förmåga att bygga lärandemiljöer på distans
- Kompetens och förmåga att använda digitala samarbetsverktyg
Vilka är de vanligaste misstagen som görs i distansarbete och hur kan man undvika dem?
Jag kan tala från egen erfarenhet när jag började med distansutbildning. Jag fortsatte göra som jag hade gjort fysiskt och det tror jag är det vanligaste misstaget. Vi antar på något sätt att vi skall fortsätta göra som vi alltid har gjort när vi istället behöver anpassa oss till de förutsättningar mediet ger. Efter fem år inom distansutbildning så kan jag säga att det är inte mycket jag gör idag som jag gjorde för fem år sedan.
